Prestashop 1.7 – Comptabilité (ép. 65)

La comptabilité est un élément clé pour la réussite de votre site e-commerce, même si pourtant on a tendance à se concentrer sur le reste… il est crucial d’avoir une vue sur les chiffres et s’auto-responsabiliser financièrement.

Quelle est votre situation ?

Quand je parle parfois avec des petites structures ou des indépendants et je leur demande comment se porte leur activité, parfois ils ne savent pas vraiment me répondre et doivent en gros consulter le comptable pour savoir si l’année a été bonne ou non. Cela peut sembler fou, mais en fait c’est vous qui devez savoir si vous êtes en positif ou en négatif, mieux vaut avoir une vue mensuelle précise sur vos chiffres.

Le meilleur logiciel comptable ?

Comme je le dis souvent, le meilleur outil comptable c’est certainement celui qu’on maîtrise le mieux, en partant de cette vision Excel peut être supérieur à SAP (oui je confirme). Dans Excel vous pouvez manipuler les chiffres comme vous le voulez, sans avoir énormément de connaissances et vous pouvez personnaliser vos rapports / décomptes en quelques clics. Ce qui est important c’est d’avoir les chiffres clés pour votre comptable ou fiduciaire.

La méthode pour faire un bénéfice rapidement

L’une des clés pour être plus rentable, ce n’est pas de générer encore plus de ventes… car cela nécessite un effort conséquent et des ressources. Il est beaucoup plus facile de générer du bénéfice supplémentaire en analysant ses charges et en essayant de les compacter. Réduire son loyer professionnel, utiliser un véhicule plus économique, limiter le coût des emballages… Cela peut sembler évident mais c’est la piste la plus facile à exploiter.

Un outil comptable ne vous fait pas forcément gagner du temps

Il y a cela 1 mois en arrière environ, une amie commerçante juste à côté de chez moi était en train de mettre en place un outil de gestion commercial disproportionné par rapport à son activité… Quand j’ai vu ça, je lui ai dit « Pourquoi tu veux mettre en place cet outil ? »… Et la réponse était « Ma fiduciaire travaille avec ce logiciel ». De mon côté je lui ai conseillé dans un 1er temps de faire dans Excel et cela lui suffit largement, elle gagne du temps et peut rapidement aller à l’essentiel. Parfois les fiduciaires oublient de se mettre à la place de leurs clients, leur idéal n’est pas forcément l’idéal du client.

Instaurer un protocole

Oui c’est vrai que c’est un peu « barbare » dit comme ça, mais par exemple de mon côté j’ai un petit fichier texte dans lequel je note les étapes que je dois exécuter quand je fais ma comptabilité (vérifier le solde du compte X ou Y, vérifier les charges, reporter le montant dans le tableau des statistiques, vérifier le bénéfice mensuel, comparer avec l’année précédente, etc…). Cela me permet d’éviter d’oublier des choses importantes et instaure une routine d’exécution, ce qui me permet d’être plus efficace lorsque je m’occupe de ma comptabilité.

Ressources

Pour ce tutoriel vous avez à disposition :

• 2 x fichiers compta.php / comptaV2.php (pour l’exportation de vos données)

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Résumé de la vidéo : gérer sa comptabilité avec Prestashop

• Le but du tutoriel est d’exporter les informations des commandes dans Excel, afin de gérer sa comptabilité.
• L’export de base est proposé par détail des commandes, afin d’obtenir un plus grand niveau de précision, mais vous pouvez aussi fusionner par ligne (comme montré dans la vidéo) pour faire un décompte par ligne de total.
• Avant de commencer, il faut sécuriser le script à exécuter, avec une clé de sécurité. Ensuite, quand vous allez exécuter l’url le fichier va se générer, mais vous aurez aussi la vue à l’écran de la génération du CSV.
• Si vous avez des problèmes d’encodage ou d’affichage, vous pouvez essayer de modifier la structure de fichier via Notepad++ (ré-encoder en UTF-8).
• Dans Excel la notion « filtre » est très pratique pour accéder rapidement aux données importantes et pouvoir réaliser les totaux des colonnes.
• Ensuite, nous verrons ensemble comment simplifier l’exportation en réduisant le nombre de colonnes et en ajoutant un label / titre pour chaque colonne.
• Pour les plus novices j’explique en fin de tutoriel une méthode très simple pour exporter des informations sous Prestashop sans poser une seule ligne de code.